EXCEL Penjelasan File

 

Penjelasan Lengkap Tab FILE pada Microsoft Excel

Tab FILE merupakan tab pertama yang terletak paling kiri pada ribbon Excel, tampil dengan warna berbeda dari tab-tab lainnya. Sama seperti pada Word, tab File pada Excel akan membuka tampilan layar penuh yang disebut Backstage View. Tab ini tidak berisi perintah untuk mengedit isi sel/data, melainkan berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan pengelolaan file workbook itu sendiri — seperti menyimpan, membuka, mencetak, membagikan, hingga mengatur opsi aplikasi Excel secara keseluruhan. Berikut penjabaran lengkap menu-menu di dalam Backstage View Excel:

1. Home / Menu Utama

Saat tab File dibuka pada Excel versi terbaru (Microsoft 365), biasanya langsung menampilkan halaman Home dari Backstage View, berisi:

• Daftar workbook yang baru saja dibuka (Recent)
• Pilihan template siap pakai untuk membuat workbook baru dengan cepat
• Akses cepat ke folder/lokasi penyimpanan yang sering digunakan (Pinned)

2. New (Baru)

Menu ini digunakan untuk membuat workbook baru.

• Blank Workbook — Membuat buku kerja kosong tanpa data maupun format apapun.
• Template Gallery — Menampilkan berbagai template siap pakai seperti anggaran bulanan (Budget), kalender, faktur/invoice, jadwal, pelacak keuangan pribadi, kartu absensi, dan lain-lain yang sudah lengkap dengan rumus dan format, tinggal diisi datanya.
• Terdapat kotak pencarian untuk mencari template online sesuai kebutuhan spesifik (misalnya "template laporan keuangan", "template jadwal piket", dsb).

3. Open (Buka)

Menu ini digunakan untuk membuka workbook yang sudah ada.

• Recent — Menampilkan daftar workbook yang baru-baru ini dibuka, memudahkan akses cepat tanpa perlu mencari ulang lokasi file, bahkan menampilkan folder tempat file tersebut berada.
• This PC / Browse — Membuka workbook yang tersimpan di komputer/laptop pengguna melalui jendela File Explorer.
• OneDrive — Membuka workbook yang tersimpan di penyimpanan awan (cloud) OneDrive milik Microsoft, memungkinkan akses data dari perangkat mana saja.
• Add a Place — Menambahkan lokasi penyimpanan lain (seperti SharePoint) sebagai pintasan untuk membuka workbook.
• Other Locations/Browse — Menelusuri lokasi penyimpanan lain secara manual di komputer.

4. Save (Simpan) & Save As (Simpan Sebagai)

• Save — Menyimpan workbook dengan nama dan lokasi yang sama seperti sebelumnya. Jika workbook belum pernah disimpan, perintah ini otomatis mengarahkan ke Save As.
• Save As — Menyimpan workbook sebagai file baru, memungkinkan pengguna memilih nama file, lokasi penyimpanan (komputer lokal atau OneDrive), dan format file yang berbeda (misalnya .xlsx, .xls, .csv, .xlsm untuk file dengan macro, .pdf, .xltx untuk template).
• Save a Copy — Membuat salinan/duplikat workbook dengan nama/lokasi baru tanpa mengubah file aslinya yang sedang dibuka.

5. Print (Cetak)

Menu ini menampilkan pengaturan lengkap untuk mencetak workbook, sekaligus menampilkan pratinjau cetak (print preview) secara langsung di sisi kanan layar. Menu Print pada Excel cenderung lebih kompleks dibanding Word karena berkaitan dengan data tabular yang seringkali lebih lebar dari satu halaman.

• Copies — Menentukan jumlah salinan/rangkap yang akan dicetak.
• Printer — Memilih printer yang akan digunakan dari daftar printer yang terdeteksi/terpasang di komputer.
• Settings — Berbagai pengaturan cetak, seperti:
  • Print Active Sheets — Mencetak hanya sheet yang sedang aktif, atau opsi Print Entire Workbook (mencetak seluruh sheet), Print Selection (mencetak hanya area sel yang diblok)
  • Print One Sided/Two Sided — Cetak satu sisi atau bolak-balik
  • Collated/Uncollated — Urutan pencetakan
  • Orientation — Portrait atau Landscape (landscape sering dipakai karena tabel data biasanya lebar)
  • Paper Size — Ukuran kertas
  • Margins — Pengaturan batas tepi halaman
  • Scaling — Fitur khusus Excel yang sangat penting, seperti No Scaling, Fit Sheet on One Page (memaksa seluruh data pas dalam satu halaman), Fit All Columns on One Page, atau Fit All Rows on One Page — berguna agar tabel data lebar tidak terpotong-potong saat dicetak.

6. Share (Bagikan)

Menu ini digunakan untuk membagikan workbook kepada orang lain, terutama jika file tersimpan di OneDrive/SharePoint.

• Share with People — Mengundang orang lain melalui email untuk melihat atau mengedit workbook secara bersamaan (kolaborasi real-time, termasuk bekerja pada sheet yang sama secara simultan).
• Email — Mengirim workbook sebagai lampiran email langsung dari Excel, dengan pilihan format (sebagai attachment, sebagai PDF, atau sebagai link).

7. Export

Menu ini digunakan untuk mengekspor/mengonversi workbook ke format lain.

• Create PDF/XPS Document — Mengubah workbook Excel menjadi file PDF atau XPS, sangat berguna untuk laporan yang akan dibagikan namun tidak perlu diedit lagi.
• Change File Type — Mengubah format penyimpanan workbook ke berbagai jenis lain, seperti:
  • Excel Workbook (.xlsx) — format standar
  • Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm) — untuk file yang berisi macro/VBA
  • Excel Binary Workbook (.xlsb) — format biner, ukuran file lebih kecil dan lebih cepat dibuka untuk data besar
  • Excel 97-2003 Workbook (.xls) — format lama
  • CSV (Comma delimited) — format teks sederhana yang hanya menyimpan data tanpa format visual, sering dipakai untuk transfer data antar sistem
  • Template (.xltx) — untuk disimpan sebagai template yang bisa dipakai berulang

8. Close (Tutup)

• Menutup workbook yang sedang dibuka, tanpa menutup aplikasi Excel secara keseluruhan. Jika ada perubahan yang belum disimpan, Excel akan menampilkan konfirmasi untuk menyimpan terlebih dahulu.

9. Account (Akun)

Menu ini menampilkan informasi akun Microsoft yang sedang login.

• Menampilkan nama pengguna, foto profil, dan status login akun Microsoft.
• Background dan Theme Office — Mengubah tampilan latar belakang dan tema warna aplikasi Excel.
• Connected Services — Menampilkan layanan cloud yang terhubung dengan akun (seperti OneDrive, SharePoint).
• Product Information — Menampilkan informasi versi Microsoft Office/Excel yang terpasang, status aktivasi lisensi, dan tombol Update Options untuk memperbarui aplikasi.

10. Options (Opsi)

Menu ini membuka jendela pengaturan lanjutan aplikasi Excel secara keseluruhan, meliputi berbagai kategori seperti:

• General — Pengaturan tampilan umum, termasuk jumlah sheet default saat membuat workbook baru dan font default.
• Formulas — Pengaturan terkait perhitungan (kalkulasi manual/otomatis), penanganan error rumus, dan opsi penggunaan referensi.
• Proofing — Pengaturan koreksi otomatis (AutoCorrect) dan pemeriksaan ejaan.
• Save — Pengaturan format penyimpanan default dan interval AutoRecover (penyimpanan otomatis).
• Language — Pengaturan bahasa tampilan dan bahasa pemeriksaan ejaan.
• Advanced — Pengaturan lanjutan seperti opsi pengeditan, tampilan, perhitungan, dan opsi umum lainnya yang sangat memengaruhi perilaku Excel.
• Customize Ribbon, Quick Access Toolbar, Add-ins, Trust Center — Kustomisasi tampilan ribbon dan pengaturan keamanan macro/add-in.

11. Info (pada beberapa versi Excel yang lebih lama)

Pada versi Excel yang lebih lama, terdapat menu Info yang menampilkan:

• Protect Workbook — Mengatur proteksi workbook (kata sandi untuk membuka file, mengunci struktur sheet agar tidak bisa ditambah/dihapus/disembunyikan, atau membatasi pengeditan).
• Inspect Workbook — Memeriksa dan menghapus informasi tersembunyi/pribadi sebelum file dibagikan (seperti komentar, properti dokumen, atau data tersembunyi dalam sheet).
• Manage Workbook — Mengelola versi file yang tersimpan otomatis (AutoRecover) jika terjadi crash atau lupa menyimpan.
• Properties — Menampilkan dan mengedit informasi properti file seperti ukuran file, jumlah sheet, tanggal dibuat, penulis, dan judul workbook.

Fungsi dan Kegunaan Tab File Secara Keseluruhan

Tab File sangat penting untuk:

1. Manajemen file — Membuat, membuka, menyimpan, dan menutup workbook dengan berbagai pilihan format dan lokasi penyimpanan.
2. Pencetakan data tabular — Menyediakan kontrol khusus seperti fitur Scaling yang sangat dibutuhkan agar tabel data lebar tetap rapi saat dicetak tanpa terpotong antar halaman.
3. Kolaborasi dan berbagi — Memudahkan berbagi workbook dengan tim untuk bekerja bersama secara real-time, terutama untuk laporan atau data yang dikerjakan banyak orang.
4. Konversi format — Mengubah workbook ke format lain seperti PDF (untuk laporan final) atau CSV (untuk keperluan integrasi data dengan sistem/aplikasi lain).
5. Keamanan data — Melindungi workbook dengan kata sandi serta mengunci struktur sheet agar data penting (terutama rumus dan data sensitif) tidak diubah sembarangan.
6. Personalisasi aplikasi — Mengatur preferensi kerja pengguna melalui menu Options, termasuk pengaturan kalkulasi rumus yang sangat berpengaruh pada performa Excel untuk data besar.

Kesimpulan

Secara garis besar, tab FILE pada Excel berfungsi sebagai "pusat kendali workbook" yang menampilkan Backstage View, terdiri dari menu-menu utama: New (buat workbook baru), Open (buka workbook), Save/Save As (simpan workbook), Print (cetak dengan opsi scaling khusus data tabular), Share (bagikan workbook), Export (ekspor ke format lain seperti PDF/CSV), Close (tutup workbook), Account (informasi akun dan tampilan aplikasi), dan Options (pengaturan lanjutan aplikasi, termasuk pengaturan formula/kalkulasi yang khas Excel). Meski strukturnya mirip dengan tab File pada Word, terdapat beberapa perbedaan penting yang disesuaikan dengan karakteristik Excel sebagai aplikasi pengolah data tabular, terutama pada pengaturan Print (Scaling) dan Options (Formulas).